Firmy, które na co dzień mają do czynienia z dużą ilością dokumentów, doskonale zdają sobie sprawę z tego jak trudne jest zorganizowanie ich obiegu odpowiednim strumieniem i jakie komplikacje mogą się pojawić podczas ich archiwizacji. Niektóre dokumenty przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać nawet przez okres kilkudziesięciu lat. Jak dobrze zabezpieczyć ten obszar?

Obowiązek archiwizacji dokumentów papierowych wynika z przepisów prawa i dotyczy każdego przedsiębiorcy. W zależności od rodzaju dokumentu, firmy mają obowiązek przechowywać ich oryginały przez różny okres czasu.

– Dla przykładu, wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe stanowiące postawę zatrudnienia pracowników muszą być przechowywane przez okres 50 lat. Z utratą lub zniszczeniem oryginałów dokumentów wiąże się szereg obostrzeń i niekiedy dotkliwych kar finansowych. Tutaj w szczególności należy zwrócić uwagę chociażby na kwestię dbałości o bezpieczeństwo danych osobowych. Praktycznie każda firma posiada dokumenty zawierające dane osobowe, ponieważ są one nierozerwalnie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W dobie rosnącej świadomości i potrzeby bezpieczeństwa danych, utrata dokumentów wiąże się z poważnymi sankcjami dla przedsiębiorców – mówi Mariusz Miziołek, ekspert Impel Business Solutions.

Składzik na papiery

W większości firm temat składowania dokumentacji archiwalnej nie ma charakteru priorytetowego. Archiwa zakładowe to zazwyczaj miejsca wygospodarowane w przestrzeni piwnicznej, bądź w pomieszczeniach obszaru biurowego nieprzystosowane do pracy ludzi. Wyposażenie techniczne często ograniczone bywa do prostych regałów magazynowych i zwykłej drabiny oraz niekiedy systemu antywłamaniowego i ppoż. Rzadko kiedy pamięta się o badaniu poziomu temperatury, wilgotności, wentylacji, wytrzymałości stropów czy właściwym oświetleniu. Z kolei elektroniczny system zarządzania dokumentacją archiwalną to narzędzie, na które zdecydowały się naprawdę nieliczne przedsiębiorstwa i urzędy.

W archiwach usytuowanych w pomieszczeniach piwnicznych częstym „sąsiadem” dokumentów są rury i przewody wodociągowe, które w tej sytuacji wymagają należytego zabezpieczenia. Dokumentacji nie sprzyja również współdzielenie pomieszczeń z występującymi wszechobecnie kurzem, grzybami czy drobnymi organizmami żywymi.

Jakie ryzyka to generuje?

Dla dokumentów – zawilgocenie, zalanie, zagrzybienie. Dla osób obsługujących składowaną dokumentację – nieszczęśliwy upadek, poślizgnięcie, zainfekowanie drobnoustrojami.

Jak ich uniknąć?

Sposoby są w zasadzie dwa: inwestycja w odpowiednie wyposażenie techniczne i narzędzia IT wspomagające zarządzanie dokumentacją albo powierzenie dokumentacji do zarządzania profesjonalnym podmiotom zewnętrznym. Decydują również dwa elementy – bezpieczeństwo dokumentów i danych w nich zawartych i koszty – i w obu przypadkach zawsze korzystniej wypada outsourcing tej części działania firmy – dodaje Mariusz Miziołek.

Czas to pieniądz

Czas to pieniądz, ale czy to przysłowie sprawdza się również w obszarze zarządzania dokumentacją? W tym wypadku czas również jest niezwykle istotny i to w dwóch wymiarach. Po pierwsze jest to czas obiegu dokumentu, po drugie czas dostępności do widoku oryginału dokumentu.

Można sobie wyobrazić (a wielu miejscach jeszcze zobaczyć), że korespondencja, którą dostarczył operator pocztowy trafia do recepcji, następnie do sekretariatu, tam jest otwierana i dzielona na „stosiki” zgodnie z podziałem zadań w firmie. Tak ułożona dokumentacja trafia do działów, część jednak skrzętnie układana w teczce z przegródkami ląduje na biurku decydenta celem zadekretowania. W praktyce kadra zarządzająca w wyniku natłoku obowiązków, nie szybko znajduje czas, aby zapoznać się z dokumentami i zaznaczyć właściwy kierunek ich obiegu.

Należy pamiętać, że w wielu firmach, cała opisana ścieżka „transportu” dokumentów wewnątrz organizacji odbywa się „na nogach” ludzi, w czasie, kiedy mogliby wykonywać dużo bardziej wartościowe zadania. Oczywiście, jest możliwe uwolnienie pracowników od tej nieproduktywnej pracy, ale warunkiem jest wdrożenie narzędzia, które pozwoli na zdigitalizowanie dokumentu już w kancelarii, gdzie został przyjęty od operatora pocztowego. Dokument w formie obrazu elektronicznego wraz z danymi bezpośrednio z niego sczytanymi umieszczany jest przez system w odpowiednim, zdefiniowanym wcześniej strumieniu odbiorców i zadań oraz elektronicznym repozytorium.

Istotny z punktu widzenia potencjalnych kosztów bywa również czas dostępu do widoku oryginałów dokumentów. Bez odpowiedniego systemu oznacza to po prostu odszukanie go w szafie bądź archiwum zakładowym. Oczywistym jest, że im więcej zgromadzonej dokumentacji tym dłużej trwają poszukiwania. Kłopoty zaczynają się wtedy, kiedy zbyt długi czas dostępu do archiwum generuje dodatkowe koszty. Tutaj dobrym przykładem są reklamacje, których rozpatrzenie w określonym w umowie terminie zależy od weryfikacji archiwalnych dokumentów.

Nowoczesne rozwiązania na wyciągnięcie ręki

Co zrobić, żeby nie generować niepotrzebnych kosztów? To proste – inwestować tylko w „core business”, a resztą pozwolić się zająć zewnętrznym specjalistom. Profesjonalny partner zajmujący się zarządzaniem dokumentacją może odciążyć nas nie tylko od dodatkowej pracy, ale również zmniejszyć ryzyko operacyjne.

Outsourcer dzięki posiadanym narzędziom IT, profesjonalnemu wyposażeniu, wieloletniemu „know how” oraz kompetentnej załodze jest w stanie zapewnić zarówno właściwe warunki przechowywania dokumentacji, jak również usprawni pracę wdrażając zaprojektowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami elektroniczny obieg dokumentów. Jak mówi ekspert Impel Business Solutions: Nie można też zapomnieć o jeszcze jednej, bardzo istotnej korzyści, która płynie z wydzielenia na zewnątrz procesów zarządzania dokumentacją – to maksymalne ograniczenie ryzyka związanego z wypłynięciem z firmy wrażliwych danych. Nie ma również możliwości, aby ktoś przez nieuwagę wyrzucił ważne dokumenty bądź ich kopie do śmietnika, jak to się niestety czasami zdarza. Przy elektronicznym obiegu dokumentacji nie ma takiego zjawiska jak kopiowanie dokumentów, ponieważ ich obrazy dostępne są w systemie na bieżąco.

Przedsiębiorcy czasami inwestują duże kwoty we własny system informatyczny do obiegu dokumentów. Trzeba mieć jednak na uwadze fakt, że koszty takiego rozwiązania są bardzo duże. Dodatkowo samodzielne utrzymanie zaawansowanego technologicznie systemu IT jest bardzo trudne, czasochłonne i kosztowne.

Miarą sukcesu biznesu jest przewidywanie i ograniczanie pojawiających się problemów. Zabezpieczenie wrażliwych danych i dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej powinno być standardem. Współpraca z partnerem zewnętrznym w tym zakresie zapewni nie tylko bezpieczeństwo dokumentów, skróci czas realizacji procesów, odciąży zasoby ludzkie, ale także w dłuższej perspektywie zapewni realne oszczędności. Skutki utraty, uszkodzenia dokumentów, czy wypłynięcia wrażliwych danych są zbyt dużym ryzykiem, aby można było nie zadbać o tę część działalności.

(MKO)