Idealny plan pracy małymi kosztami czasowymi, zrobić jak najwięcej i przy tym dodatkowo zwiększyć zawartość swojego portfela. Czy da się to osiągnąć? Tak! Według Instytutu Millward Brown S.A. przeciętny człowiek najbardziej efektywny jest poprzez 400 minut w ciągu dnia.
Ten czas można w pełni wykorzystać i dzięki temu zwiększyć swoją produktywność. Jak to osiągnąć? Oto kilka propozycji jak poprawić swoje wyniki w pracy.
Propozycja nr 1. Czas ma znaczenie
Pierwszym krokiem w celu zwiększenia swojej efektywności jest dokładna analiza swojego dnia. Zastanów się, ile czasu dziennie poświęcasz na rzeczywistą pracę, a ile na zapychacze czasu, które łatwo można zredukować. Dolicz oczywiście do całej tej puli swoje przerwy na odpoczynek.
Następnie, kiedy wiesz już, ile czasu zabiera Ci praca, pora na kolejne zadanie. Określ jakie obowiązki wykonujesz w ciągu dnia np. odpisywanie na maile, pisanie raportu, wyszukiwanie informacji pracujemy w różnych branżach, więc przeanalizuj, jak to jest u Ciebie. Do wypisanych czynności dopisz również to, ile średnio musisz poświecić na wykonanie danego zadania. Przez następny tydzień sprawdź, czy rzeczywiście tyle czasu na nie poświęcasz.
Teraz masz już konkretny pogląd na to, ile trwają określone czynności. Możesz dzięki temu również w łatwy sposób podzielić swój dzień na bloki. Człowiek najdłużej może pozostać w skupieniu i być produktywnym przez ok. 45 minut. Czy ta liczba Ci się z czymś kojarzy? Tak, tyle trwają lekcje w szkole i właśnie taki tryb pracy jest najbardziej odpowiedni do zachowania skupienia. Spróbuj, aby twoje bloki tematyczne trwały właśnie tyle czasu i koniecznie rób między nimi 15-minutowe przerwy, aby się zregenerować i oderwać myśli.
Propozycja nr 2. Odłącz się
W drugiej kolejności warto pozbyć się rozpraszaczy. W 45-minut można zrobić naprawdę dużo, ale jedynie wtedy, kiedy w pełni poświęcimy się danej czynności. Dlatego wyloguj się z social mediów i poczty oraz wycisz telefon. Postaraj się też myśleć jedynie o wykonywanej pracy. Często właśnie to nie zewnętrze czynniki nas najbardziej rozpraszają, ale te, które są w naszej głowie. Jak się ich pozbyć, jeśli są zbyt uciążliwe? Warto wykorzystać czas przerwy najefektywniej, jak to możliwe – wyjść na krótki spacer i dotlenić umysł, zrobić sobie coś do picia czy porozmawiać z kimś. Ponadto pomocne w tym jest posiadanie odpowiedniego planu działania na dany dzień, najlepiej zapisanego w notesie, tak aby nie musieć zaprzątać sobie głowy przyszłymi obowiązkami.
Propozycja nr 3. Zacznij skreślać
Dobrym przykładem organizowania swoich zadań jest właśnie spisywanie ich. Przelanie swoich obowiązków na papier nie tylko umożliwi łatwiejsze zarządzanie i określenie bieżących czynności, ale może również działać motywująco. Wyobraź sobie, że masz bardzo męczący i wymagający dzień w pracy. Musisz zrealizować ważny projekt, odpisać na maile, wykonać kilka telefonów, odbyć spotkanie z prezesem oraz kilka mniejszych, ale nadal istotnych zadań. Wszystkie te obowiązki zapisane są na kartce na twoim biurku. Na początku, gdy na nie patrzysz – bądźmy szczerzy, jesteś przerażony.
Jednak z upływem kolejnych minut i godzin, możesz odznaczyć wykonane już czynności. Pod koniec dnia patrzysz na kartkę ponownie i co widzisz. Wszystkie podpunkty są zakreślone. Teraz z ogromną satysfakcją i poczuciem dobrze wykonanej pracy, wychodzisz z biura.
Takie scenariusze są realne, skorzystaj tylko z popularnych i prostych TO DO LIST. Rozpisując swoje zadania na dany dzień, pamiętaj jednak, żeby zaczynać od tych najważniejszych i najtrudniejszych. Wykonanie ich w pierwszej kolejności, najlepiej jeśli to możliwe przed godziną 12.00 sprawi, że łatwiej poradzisz sobie z resztą dnia. Wykorzystaj czas przed południem właśnie w taki sposób.
Propozycja nr 4. Nie zapominaj o sobie
Zapewne słyszałeś o takim pojęciu jak work – life balance – równowadze pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. Zachowanie takiego balansu jest również kluczowym elementem osiągnięcia sukcesu przy wykorzystaniu mniejszego wysiłku umysłowego. Będąc odpowiednio zrelaksowanym i wypoczętym, chętniej zabieramy się za obowiązki. Jak dobrze wypoczywać?
Najlepiej przeciwnie do formy pracy, jaką posiadasz. Jeśli pracujesz umysłowo, wybierz formy aktywnego spędzania wolnego czasu. Natomiast jeśli pracujesz fizycznie, warto, abyś wybrał coś spokojniejszego np. czytanie książki, oglądanie serialu czy wzięcie gorącej kąpieli. Ważne, byś ten czas poświęcił dla siebie i oderwał się od problemów. Dodatkowo czasami warto dać sobie małą nagrodę za produktywny dzień. Mały drobiazg zawsze jest dobrym pomysłem. W ciągłej pogoni, w której bierzemy udział w życiu zawodowym, nie możemy zapominać o sobie!
(MKO)
