Określenie sposobu prowadzenia księgowości to jeden z najistotniejszych dylematów przed jakim przedsiębiorca staje już na początku swojej przygody z biznesem. Zatrudnić księgowego, wynająć biuro rachunkowe czy może zadbać o wszystko samodzielnie? – wybór nie należy do najłatwiejszych. Osoby rozważające skorzystanie z tej ostatniej opcji może zainteresować oferta bankowych usług księgowości online – czyli produktów, które łączą tradycyjną funkcjonalność konta firmowego z obsługą księgową.

W wymaganym przy zakładaniu własnej działalności gospodarczej formularzu CEIDG-1, obok ogromu rozmaitych danych dotyczących firmy i wnioskodawcy, podaje się również dwie informacje, które odnoszą się wprost do kwestii związanych z księgowością. Mowa tutaj o konieczności wskazania podmiotu odpowiedzialnego za dokonywanie rozliczeń oraz miejsca przechowywania wszelkich dokumentów i faktur firmowych. Nie uzupełniając pola zawierającego dane wspomnianego podmiotu, przedsiębiorca deklaruje tym samym, że będzie zajmował się prowadzeniem księgowości samodzielnie. Choć takie rozwiązanie jest jak najbardziej możliwe i nie wymaga posiadania żadnych certyfikatów czy specjalnych kwalifikacji, jego wybór wiąże się z wzięciem na siebie odpowiedzialności za szereg pochłaniających czas i energię obowiązków. W niniejszym artykule przedstawiamy specyfikę najnowszego produktu ułatwiającego prowadzenie biznesu od strony rozliczeniowo-podatkowej – czyli księgowości zintegrowanej z kontem bankowym.

Samodzielna księgowość – obowiązki przedsiębiorcy

O tym, jak czasochłonne i wymagające jest samodzielne prowadzenie księgowości, niech świadczy poniższa lista typowych – dla wielu firm jednoosobowych i mikroprzedsiębiorstw – czynności związanych z księgowością:

• prowadzenie książki przychodów i rozchodów (jeśli przedsiębiorca wybrał formę rozliczeń przewidującą taki obowiązek),
• prowadzenie rejestrów VAT dotyczących zakupów i sprzedaży (jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT),
• prowadzenie ewidencji środków trwałych (jeśli przedsiębiorca nabywa maszyny i urządzenia o wartości przekraczającej 3500 zł),
• prowadzenie ewidencji przebiegu samochodu (jeśli przedsiębiorca użytkuje pojazd prywatny w celach związanych z prowadzeniem działalności),
• prowadzenie ewidencji wyposażenia,
• przygotowywanie deklaracji rozliczeniowych ZUS,
• przygotowywanie deklaracji podatkowych na potrzeby podatku dochodowego i podatku VAT.
• Przedsiębiorca musi pamiętać także o tym, by wywiązać się w terminie z comiesięcznych obowiązków o charakterze podatkowym, czyli: opłacić składkę ZUS (do 10. dnia kolejnego miesiąca, jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników),
• odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy (do 20. dnia kolejnego miesiąca),
• odprowadzić podatek VAT i złożyć deklarację VAT-7 (do 25. dnia kolejnego miesiąca).

Przedstawione zestawienie pokazuje wyraźnie, że bez wsparcia programów komputerowych, arkusza kalkulacyjnego czy aplikacji online, samodzielne prowadzenie księgowości byłoby praktycznie niemożliwe. Ponadto, nawet sumiennemu i obeznanemu z rachunkowością przedsiębiorcy może przytrafić się jakaś pomyłka lub niedopatrzenie, które będzie skutkowało koniecznością sięgnięcia po fachową poradę księgową lub – w najgorszym przypadku – poniesienia konsekwencji finansowych. To właśnie te kwestie sprawiają, że coraz więcej przedsiębiorców dokonujących samodzielnych rozliczeń oczekuje rozwiązań, które zapewniają kompleksowe wsparcie na wielu płaszczyznach prowadzenia księgowości.

Księgowość i bank w jednym miejscu – co może na tym zyskać przedsiębiorca?

Choć tradycyjna księgowość odznacza się wieloma zaletami, nie jest w stanie wyeliminować wszystkich problemów i trosk właściciela firmy. W przypadku takiego modelu, musi on zorganizować i dostarczyć księgowym dokumenty z danego okresu, które po zaksięgowaniu trafiają do dokumentacji firmowej. Następnie przekazywana jest informacja o wysokości naliczonych zobowiązań podatkowych i składek ZUS. Z faktu, iż w zasadzie na tym kończy się wsparcie dla przedsiębiorcy wynika zarazem, że jest on zobowiązany we własnym zakresie zadbać o przygotowywanie przelewów, kontrolowanie rozrachunków czy weryfikację, które z faktur zostały już opłacone, a które jeszcze nie. Zgoła odmiennie przedstawia się sytuacja przedsiębiorcy korzystającego z innowacyjnych usług księgowości online, które od niedawna można znaleźć w ofercie niektórych banków. Ich istota polega na integracji systemu księgowego z serwisem transakcyjnym, która pozwala użytkownikowi zachować pełną kontrolę nad rozrachunkami firmy, a także uniknąć samodzielnego przeprowadzania żmudnych i czasochłonnych rozliczeń księgowych. W przypadku takiego rozwiązania przepływ danych pomiędzy modułem bankowym i księgowym odbywa się bowiem w sposób automatyczny, a co za tym idzie – wszelkie rozrachunki rozliczają się samoczynnie. Co więcej, tak zintegrowany system kontroluje terminy płatności faktur i zabezpiecza przed powtórną zapłatą opłaconej już faktury. Bezpieczeństwo, oszczędność czasu i możliwość skupienia się na kwestiach wprost związanych z prowadzoną działalnością – to najważniejsze korzyści, jakie niesie ze sobą korzystanie z bankowej księgowości internetowej.

Księgowość zintegrowana z kontem bankowym – jak to działa?

Panel księgowy jest zwykle dostępny od razu po zalogowaniu się do serwisu transakcyjnego. To, z jakiego zestawu narzędzi będzie mógł korzystać przedsiębiorca, zależy jednak przede wszystkim od właściwości systemu bankowo-księgowego danej instytucji. Na szczególną uwagę zasługuje tutaj oferowana przez mBank usługa mksięgowość – produkt występujący w trzech różnych pakietach (Start, Komfort oraz Premium) o bogatym zakresie udogodnień. W przypadku pakietu Start, przedsiębiorca uzyskuje całkowicie darmowy dostęp do programu księgowego, który:

• zapewnia możliwość wglądu do dokumentów firmowych przez 24 godziny na dobę,
• automatycznie wylicza podatki do zapłacenia,
• usprawnia wypełnianie deklaracji podatkowych,
• automatycznie zaczytuje z faktur dane do przelewów,
• daje możliwość przypisania fakturze oznaczenia: opłacona, zaksięgowana, skorygowana,
• umożliwia wykonanie przelewu podatkowego za pomocą jednego kliknięcia,
• pozwala w łatwy sposób wystawiać faktury zaliczkowe, faktury pro forma, a w razie potrzeby – zrobić korektę do błędnie wystawionego dokumentu.

Klienci oczekujący dostępu do bogatszego zestawu udogodnień, mogą skorzystać z pakietu mKsięgowość Komfort lub Premium, które poza wspomnianymi funkcjami, oferują jeszcze szereg innych rozwiązań upraszczających prowadzenie rozliczeń. W przypadku wariantu Komfort, przedsiębiorca może liczyć na wsparcie ze strony wykwalifikowanej księgowej, która profesjonalnie zaksięguje za niego dokumenty, wyliczy, wypełni i wyśle deklaracje do ZUS i US, a także przygotuje przelewy za podatki i faktury. Z kolei użytkownik korzystający z pakietu Premium, uzyskuje dodatkowo możliwość, m.in. wysyłania monitów do kontrahentów zalegających z płatnościami, czy zadawania pytań księgowej – na które otrzymuje odpowiedź w ciągu godziny. Warto przy tym zaznaczyć, że przedsiębiorca, który początkowo zdecydował się na niższy pakiet mKsięgowości, może w razie potrzeby w dowolnym momencie przejść na jeden z wyższych abonamentów – zamiany można z łatwością dokonać za pośrednictwem systemu bankowo-księgowego (sprawdź: https://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/wiecej/).

Kogo może zainteresować zintegrowanie konta z systemem księgowym?

Samodzielne prowadzenie księgowości może okazać się atrakcyjnym rozwiązaniem zwłaszcza dla tych przedsiębiorców, którzy co miesiąc przeprowadzają podobne operacje księgowo-rozliczeniowe, a przy tym nie zatrudniają żadnych pracowników na umowę o pracę. W takim przypadku księgowość nie jest zbyt uciążliwa, a prowadząc ją samemu, właściciel firmy może zaoszczędzić na kosztach wynajmu biura rachunkowego. Co więcej, może on liczyć na wsparcie programów komputerowych, aplikacji bankowych czy też omawianych w artykule zintegrowanych narzędzi księgowo-bankowych. Te ostatnie stanowią najbardziej kompleksową pomoc i pozwalają prowadzić rozliczenia nawet bez znajomości przepisów księgowych. A wszystko za sprawą intuicyjnego i łatwego w obsłudze systemu, a także możliwości zautomatyzowania wielu funkcji, które przynoszą oszczędność czasu i większą wygodę w codziennym prowadzeniu firmy.

W praktyce, zintegrowanie konta z systemem księgowym powinno zainteresować wszystkie firmy i spółki, które rozliczają się w ramach księgowości uproszczonej. Bardziej rozbudowane pakiety bankowych usług księgowych oferują także rozwiązania, które są typowe dla tradycyjnych biur rachunkowych, z tą przewagą, że dają wygodny podgląd online na wszelkie aspekty finansowe i rozliczeniowe firmy. Warto przy tym wspomnieć, że choć zbliżony jest również koszt tych sposobów prowadzenia rozliczeń, narzędzie bankowo-księgowe zapewnia dodatkowo możliwość bezpłatnego korzystania z systemu fakturowania, konsultacji i podpowiedzi księgowej, przypomnień o ważnych terminach, czy automatycznych przelewów i rozliczeń. Ponadto, fakt iż, w tym przypadku księgowość i bankowość znajdują się w jednym miejscu sprawia, że finanse firmy nie tylko pozostają pod pełną kontrolą przedsiębiorcy, ale są przy tym bezpieczne.