Migracja danych to etap, który może zaważyć na sukcesie lub porażce całego wdrożenia systemu ERP. Czasochłonna, wymagająca i często niedoceniana. Źle zaplanowana, może sparaliżować firmę. Dobrze przeprowadzona — staje się punktem zwrotnym w uporządkowaniu procesów. Jak to zrobić dobrze?
Nie wystarczy skopiować
Wiele firm traktuje migrację danych jako mechaniczne przeniesienie informacji ze starego systemu do nowego. To poważny błąd. Nowy system ERP może działać sprawnie tylko wtedy, gdy dane, które do niego trafiają, są logiczne, kompletne i zgodne z jego strukturą. W przeciwnym razie błędy wyjdą na jaw – i to często dopiero po czasie, kiedy jedynym rozwiązaniem będzie… ponowna migracja.
Jak podkreśla Robert Czuła, CEO firmy Soneta i współtwórca systemu enova365, migracja to nie tylko kwestia technologii, ale przede wszystkim decyzja strategiczna, która wymaga zaangażowania i odpowiedzialności po stronie organizacji.
– Dane to historia firmy. Także historia błędów. Migracja to moment, w którym możemy tę historię uporządkować, a nie bezrefleksyjnie skopiować – wyjaśnia Robert Czuła, który od ponad 30 lat zajmuje się projektowaniem systemów kadrowo-płacowych.
Migracja danych to idealny moment na cyfrowe porządki. Taka okazja nie trafia się często – warto więc ją wykorzystać. Odkładanie tego na później to poważny błąd.
– To trochę tak, jakbyśmy murarzowi z braku czasu na przemyślenie rozkładu pomieszczeń w domu powiedzieli: „niech pan na razie muruje te ściany tak, jak panu pasuje, a potem się zobaczy” – tłumaczy Robert Czuła.
W systemach ERP – podobnie jak w budynkach – poprawianie ścian po fakcie jest nie tylko kosztowne, ale też niezwykle czasochłonne. Dlatego zamiast kopiować dane, warto poświęcić czas na ich uporządkowanie, weryfikację i dopasowanie do realnych potrzeb biznesu.
Ważnym elementem tego procesu jest przeprowadzenie migracji testowej – to ona pozwala sprawdzić, czy dane zostały odpowiednio przygotowane i jak zachowują się w nowym środowisku. Dopiero po analizie i wprowadzeniu ewentualnych poprawek można bezpiecznie przystąpić do migracji docelowej. Dobrze zaplanowany proces daje szansę, by dane po przeniesieniu były nie tylko zgodne z systemem, ale również bardziej wartościowe i użyteczne niż wcześniej. Odpowiednio wcześnie przeprowadzona migracja testowa przyspiesza również proces wdrożenia.
Trzy najczęstsze wyzwania
Migracja danych może przebiegać sprawnie – pod warunkiem, że organizacja jest świadoma czekających ją wyzwań. Najczęściej wskazywane trzy obszary ryzyka to:
- Bariery organizacyjne
Zespół odpowiadający za poprzedni system często nie jest zainteresowany procesem migracji – bo oznacza to dla niego koniec dotychczasowej współpracy i czasochłonny proces. Brakuje też zaangażowania ze strony biznesu, który często traktuje to jako „sprawę IT”.
- Porządkowanie danych.
Nowy system może mieć inne wymagania niż stary. Nie wszystkie dane da się przenieść „jeden do jednego”, dlatego konieczne jest podjęcie decyzji, jak takie dane w nowej logice systemu poprawnie zapisać.
- Czasochłonność.
Optymalizowanie migracji przez skracanie jej etapu testowego lub zmniejszanie zakresu danych bywa kuszące, ale zwykle kończy się problemami. Warto zawczasu zaplanować sobie odpowiednią ilość czasu.
System, który nie wpuści błędu
Pomocny w całym procesie migracji może okazać się sam system. Jak? Pewnych danych, mimo chęci ich wprowadzenia przez użytkownika, po prostu nie „wpuści”.
– W enova365 nie można wprowadzić umowy z błędną datą zakończenia. Nie da się zadeklarować stawki zaszeregowania poza okresem zatrudnienia. System nie pozwoli też na równoczesne wpisanie opieki nad chorym dzieckiem i pobytu w szpitalu. System po prostu dba o logiczną spójność danych – wskazuje Robert Czuła.
Takie zabezpieczenie wymusza dbałość o jakość danych i eliminuje ryzyko przypadkowych błędów, które w innym wypadku mogą pozostać niezauważone – aż do momentu, gdy zaczną realnie szkodzić.
