Przedsiębiorstwa w Polsce coraz wyraźniej przyspieszają rozwój cyfrowych procesów i wdrażanie nowych technologii. Jak wynika z raportu „Barometr cyfrowej transformacji polskiego biznesu 2025–2026”, 64% podmiotów planuje w najbliższych miesiącach zwiększyć nakłady na automatyzację, a żadna z badanych firm nie zamierza ograniczać budżetu w tym obszarze. Autorzy raportu zwracają również uwagę na rosnącą w ostatnich latach skalę wdrożeń cyfryzacji – w Polsce w ciągu tylko jednego roku liczba przedsiębiorstw, które zrealizowały wszystkie zaplanowane projekty IT, wzrosła z 11% do 46%.

Automatyzacja coraz częściej staje się elementem codziennego funkcjonowania przedsiębiorstw, które szukają sposobów na uporządkowanie procesów, ograniczenie liczby błędów i sprawniejszą organizację pracy. Wśród największych korzyści z wykorzystania rozwiązań automatyzacyjnych wspieranych przez AI firmy wskazują optymalizację kosztów (84%), zwiększenie efektywności i produktywności zespołów (70%) oraz poprawę jakości procesów biznesowych (68%). Niemal trzech na pięciu ankietowanych uważa, że technologie cyfrowe usprawniają obszar obsługi klienta, a 46%^[1] dostrzega ich potencjał również w procesach finansowych i księgowych.

Rosnąca liczba wdrożeń w firmie nie oznacza jednak automatycznie jej wysokiej dojrzałości cyfrowej. W raporcie PARP „Wybrane technologie cyfrowe i stopień ich wykorzystania w przedsiębiorstwach w latach 2019–2025” przeanalizowano tzw. podstawowy poziom intensywności cyfrowej, definiowany jako wykorzystanie przez firmę co najmniej czterech z dwunastu badanych technologii, takich jak e-faktury, systemy ERP, analiza danych, rozwiązania chmurowe czy AI. Jak wynika z raportu, poziom ten notuje obecnie 70% polskich przedsiębiorstw wobec 73,6% średniej unijnej. Tymczasem zgodnie z założeniami programu UE „Cyfrowa Dekada”, do 2030 roku co najmniej 90% europejskich MŚP powinno osiągnąć przynajmniej podstawowy poziom intensywności cyfrowej.

– Wiele firm koncentruje się dziś na wdrażaniu kolejnych technologii i zwiększaniu skali automatyzacji, ale szybki rozwój bardzo często obnaża najsłabsze ogniwa procesowe w organizacji. W praktyce coraz większym wyzwaniem staje się nie samo wdrożenie nowych narzędzi, ale zdolność przedsiębiorstwa do bezpiecznego „wchłonięcia” kolejnych technologicznych warstw, integracji systemów i rosnącej liczby danych. Bez uporządkowanych procesów i spójnego przepływu informacji firmom trudniej jest w pełni wykorzystywać potencjał automatyzacji, a coraz częściej także AI – wyjaśnia Patryk Oleszczuk, ekspert technologiczny SaldeoSMART.

Cyfryzacja to nie kolekcjonowanie narzędzi IT

Co trzecia firma w Polsce deklaruje, że śledzi rozwiązania IT wprowadzane przez rynek i konkurencję, podczas gdy 26%^[2] wybiera wyłącznie technologie niezbędne do utrzymania ciągłości operacyjnej i spełnienia wymogów regulacyjnych. To pokazuje, że cyfryzacja w wielu przypadkach wciąż ma charakter reaktywny – firmy wdrażają kolejne narzędzia, ale nie zawsze idzie za tym próba uporządkowania procesów i danych wewnątrz firmy. Gdy procesy pozostają rozproszone, a informacje krążą pomiędzy działami w różnych systemach i kanałach komunikacji, nowe technologie nie eliminują chaosu operacyjnego, lecz często jedynie go skalują.

W tym kontekście jednym z podstawowych rozwiązań, które położą fundamenty pod udaną cyfryzację przedsiębiorstwa jest elektroniczny obieg dokumentów. Systemy wspierające EOD pomagają centralizować wymianę informacji i standaryzować sposób pracy z dokumentami, ograniczając jednocześnie zależność od rozproszonych kanałów komunikacji oraz wiedzy znajdującej się wyłącznie po stronie pojedynczych pracowników. Dzięki temu firmy mogą łatwiej utrzymywać ciągłość procesów, ograniczać ryzyko organizacyjnego chaosu przy zmianach kadrowych oraz budować bardziej spójne środowisko pracy bazujące na aktualnych i łatwo dostępnych danych. Z kolei to ułatwia przedsiębiorstwom wdrażanie kolejnych elementów automatyzacji, integrację różnych narzędzi oraz przygotowanie procesów na dalsze zmiany technologiczne i prawne.

Technologie gotowe na wszystko

Problemy związane z rozproszonym obiegiem informacji szczególnie wyraźnie widać dziś w obszarach podlegających intensywnym zmianom regulacyjnym i rosnącej automatyzacji procesów. Dla wielu przedsiębiorstw takim momentem stało się wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które pokazało, że sama cyfryzacja dokumentów nie wystarcza jeszcze do zapewnienia firmie sprawności operacyjnej i gotowości na nowe obowiązki.

– Jeśli firma dynamicznie rośnie, a dokumenty i kluczowe dane nadal krążą pomiędzy mailami, komunikatorami i rozproszonymi systemami, dokładanie kolejnych narzędzi IT nie oznacza jeszcze skutecznego skalowania działalności. Bardzo często prowadzi to do zwiększania chaosu organizacyjnego i ryzyka operacyjnego, które szczególnie mocno ujawnia się przy zmianach regulacyjnych i wdrażaniu nowych obowiązków, takich jak KSeF. Dopiero uporządkowany obieg dokumentów i procesów pozwala przedsiębiorstwom realnie wykorzystać potencjał automatyzacji, AI i dalszego wzrostu bez obawy, że przy większej skali działalności organizacja utraci płynność operacyjną – tłumaczy Patryk Oleszczuk z SaldeoSMART.

Transformacja cyfrowa przedsiębiorstw wymaga dziś nie tylko inwestycji w nowe technologie, ale przede wszystkim uporządkowania procesów i przepływu informacji wewnątrz organizacji. Doświadczenia firm pokazują, że automatyzacja wdrażana w środowisku bazującym na rozproszonych danych i manualnych procesach bardzo szybko traci swoją efektywność. Dlatego nowoczesne przedsiębiorstwa rezygnują z wdrażania przypadkowych narzędzi na rzecz sprawdzonych platform, które łącząc elektroniczny obieg dokumentów z automatyzacją procesów, tworzą bezpieczny fundament pod dalsze innowacje.

***

O SaldeoSMART

SaldeoSMART to nowoczesna platforma online, która wspiera firmy i biura rachunkowe w automatyzacji procesów finansowo-księgowych oraz zarządzaniu dokumentami. Oferowane w modelu SaaS narzędzie umożliwia m.in. elektroniczny obieg dokumentów, automatyzację pracy z wykorzystaniem AI, integrację z systemami księgowymi i KSeF, a także zdalną współpracę pomiędzy działami firmy i księgowością. Rozwiązanie wykorzystywane jest już przez ponad 7000 firm w Polsce. Producentem SaldeoSMART jest krakowska firma technologiczna BrainSHARE IT. Więcej informacji: www.saldeosmart.pl.

Kontakt dla prasy:

Agnieszka Mrozowska

public relations manager SAROTA PR agencja public relations Tel.: +48 12 349 03 52 Kom.+48 570 909 177 Email: agnieszka.mrozowska(at)sarota.pl

^[1] Raport Polcom: Barometr cyfrowej transformacji polskiego biznesu 2025-2026.

^[2] Raport Polcom: Barometr cyfrowej transformacji polskiego biznesu 2025-2026.