Bieżący wpływ do ZUS wszystkich informacji dotyczących zatrudnienia gwarantuje pracownikom otrzymanie emerytury naliczonej z każdego okresu zatrudnienia. Zdejmuje z nich także konieczność gromadzenia dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie i wysokość dochodów gdyż ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania takich świadczeń jak emerytura czy renta oraz ustalenia ich wysokości.

Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej czy domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika – to rozwiązania w ramach projektu e-akta, które weszły w życie 1 stycznia tego roku. Obecnie pracodawcy, tak, jak przedsiębiorcy w innych europejskich krajach, mogą przekazać w postaci elektronicznej dane do ZUS. W związku z tym pracodawcy muszą przesyłać szerszy zakres informacji za swoich pracowników. Zakład zachęca do pobrania ze strony www.zus.pl zaktualizowanego programu Płatnik, który został dostosowany do przesyłania nowych informacji. Przypomina także o wcześniejszym zrobieniu kopii i zabezpieczeniu haseł dostępu do tych danych gdyż ZUS nie gromadzi haseł dostępu do konta swoich klientów.

– W Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych na świecie, bo aż 50-letni okres przechowywania akt pracowników, gdy tymczasem w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat – mówi Iwona Kowalska –Matis Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Od wielu już lat koszt przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat i brak możliwości elektronicznego jej prowadzenia, przedsiębiorcy określali, jako jedną z głównych biurokratycznych barier w prowadzeniu działalności.

– To już kolejny projekt po wprowadzeniu w ubiegłym roku jednego konta bankoweelektroniczna go dla przedsiębiorców i elektronicznych zwolnień, dzięki którym ZUS stał się jedną z najnowocześniejszych firm w Europie. O takich rozwiązaniach jak e-ZLA nasi zachodni sąsiedzi mogą tylko marzyć – dodaje Kowalska-Matis.

Dzięki nowym rozwiązaniom pracodawcy zaoszczędzą i będą mieli mniej obowiązków, a pracownicy – większe bezpieczeństwo. Tradycyjne przechowywanie akt jest bardzo drogie. Szacuje się, że w ubiegłym roku koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosiły ok. 130 mln zł rocznie.

AnPl