Od 1 kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmuje większość firm w Polsce. W samym kwietniu wystawiono w nim ponad 106,1 mln faktur. Jego wdrożenie w sektorze e-commerce uwidoczniło wyzwania w obszarze integracji sklepów, magazynów i księgowości. Pierwsze miesiące działania systemu pokazują, że nie kończą się one na wystawieniu faktury w odpowiednim formacie. Problemy pojawiają się m.in. przy obsłudze korekt i zwrotów, rozpoznawaniu sprzedaży B2B oraz ustalaniu, w jaki sposób klient powinien otrzymać dokument.

Momentem, w którym nastąpi weryfikacja wydajności tych procesów, będzie IV kwartał bieżącego roku ze względu na sezonowy wzrost sprzedaży. To także ostatni etap przed 1 stycznia 2027 r., kiedy zaczną obowiązywać kary finansowe za błędy. Sankcje te wyniosą do 100% kwoty podatku VAT z faktury lub do 18,7% należności ogółem w przypadku dokumentów bez podatku.

Koszty wdrożenia KSeF

W sektorze e-commerce nakłady na wdrożenie KSeF ściśle zależały od skali działalności i stopnia zaawansowania technologicznego firmy. O ile mikroprzedsiębiorstwa często unikały dodatkowych kosztów, korzystając z bezpłatnych narzędzi rządowych lub podstawowych modułów fakturowych w bankowości internetowej, o tyle dla małych i średnich podmiotów proces ten wiązał się z koniecznością modernizacji programów księgowych oraz systemów ERP. Z kolei w przypadku największych korporacji pełne dostosowanie złożonej infrastruktury informatycznej wymagało wielomilionowych inwestycji.

W handlu elektronicznym głównym wyzwaniem finansowym i operacyjnym była integracja platform sprzedażowych z oprogramowaniem KSeF. Sklepy musiały dostosować systemy tak, aby precyzyjnie odróżniały sprzedaż biznesową (B2B) od konsumenckiej (B2C). Wynika to z odmiennego statusu konsumenta wobec obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Ministerstwo Finansów potwierdza, że faktury wystawiane osobom prywatnym pozostają całkowicie poza obowiązkiem KSeF. Konsument nie może być zmuszany do logowania się do rządowego systemu w celu pobrania dowodu zakupu.

Dużym wyzwaniem organizacyjnym, wykraczającym poza ten prosty podział, pozostaje obsługa tzw. przedsiębiorców na prawach konsumenta. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która dokonuje zakupu związanego z jej działalnością, ale niemającego dla niej charakteru zawodowego (np. programista kupujący ekspres do kawy do biura), może korzystać z części praw konsumenckich, w tym z prawa do odstąpienia od umowy zawartej online. Z punktu widzenia obsługi logistycznej zwrotu taki klient przypomina więc nabywcę detalicznego. Jednocześnie, ze względu na podanie numeru NIP, z perspektywy dokumentowania sprzedaży pozostaje on nabywcą firmowym. Transakcje te są prawnie klasyfikowane jako relacje B2B, dlatego wymagają pełnej dokumentacji w KSeF. Oznacza to, że pierwotna faktura trafia do rządowego systemu, a po zwróceniu towaru sprzedawca musi wystawić w nim oficjalną fakturę korygującą. System sklepu musi zatem potrafić jednocześnie rozpoznać uprawnienia klienta do zwrotu oraz zastosować wobec niego procedury podatkowe.

Rosnąca liczba korekt

Oprócz wymogu weryfikacji statusu nabywcy, kluczowym problemem dla sektora e-commerce okazała się jakość danych przekazywanych przez sprzedawców oraz brak elastyczności systemu w przypadku pomyłek. Znaczenie wprowadzania poprawnych informacji na etapie składania zamówienia diametralnie wzrosło, ponieważ architektura KSeF nie przewiduje prostych mechanizmów naprawczych.

Faktura po poprawnej walidacji w KSeF nie może zostać usunięta i jest archiwizowana w państwowym systemie przez 10 lat. Dodatkowo wraz z wejściem w życie KSeF zniesiono noty korygujące, co oznacza, że nabywca nie ma już możliwości samodzielnego poprawienia błędu formalnego, takiego jak źle wpisana nazwa firmy.

Powyższe zasady skutkują znacznym wzrostem liczby faktur korygujących. Jeśli klient poda nieprawidłowy Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), sprzedawca musi wystawić korektę „do zera” na błędne dane, a następnie nową fakturę pierwotną.

Najbardziej skomplikowanym źródłem korekt w handlu elektronicznym pozostają jednak zwroty częściowe. Wymagają one od systemu precyzyjnego rozpoznania odesłanych pozycji, ponownego przeliczenia nałożonych rabatów, kosztów dostawy i podatku VAT, a następnie technicznego powiązania dokumentu korygującego z fakturą pierwotną. Brak pełnej automatyzacji tych procesów wymusza dodatkowe, ręczne działania operacyjne po stronie sklepu i księgowości, co w efekcie może opóźniać zwrot środków nabywcy.

Łańcuch zwrotów, wąskie gardła i koniec paragonów z NIP

W handlu elektronicznym faktura to tylko jeden z elementów złożonego łańcucha procesów. Przy zwrocie towaru magazyn musi potwierdzić przyjęcie przesyłki, system sprzedażowy zaktualizować status zamówienia, księgowość wystawić fakturę korygującą w KSeF, a dopiero na końcu moduł płatności może zrealizować refundację dla klienta. Brak automatycznej wymiany danych między tymi systemami wydłuża czas obsługi.

Z raportu firmy Alsendo wynika, że jeszcze przed pełnym wejściem w życie e-faktur 40% sklepów internetowych potrzebowało co najmniej 11 dni na zwrot pieniędzy klientowi, a tylko 55% zwracanych towarów trafiało ponownie do sprzedaży.

Wąskim gardłem stają się w szczególności transakcje nietypowe, do których należą: rozdzielenie jednego zamówienia na kilka osobnych przesyłek, rozliczanie rabatów nałożonych na cały koszyk, faktury z kilkoma stawkami VAT oraz sprzedaż zagraniczna w ramach procedury OSS (ang. One Stop Shop). Konieczność precyzyjnego przeliczania stawek VAT przy takich korektach w KSeF może dodatkowo opóźniać procedury księgowe.

Do listy tych systemowych wyzwań wkrótce dołączy kolejna zmiana, która ostatecznie zlikwiduje możliwość „ręcznej” obsługi małych zamówień. W 2027 r. zakończy się bowiem okres przejściowy dla paragonów z NIP do kwoty 450 zł, które obecnie są uznawane za faktury uproszczone. Dotychczas sklepy mogły dołączać taki paragon do drobnych zakupów firmowych, omijając KSeF. Zakończenie tego wyjątku oznacza, że każda, nawet najmniejsza transakcja B2B będzie musiała przejść przez rządowy system. W e-commerce wymusi to rezygnację z tradycyjnych drukarek fiskalnych przy obsłudze przedsiębiorców i konieczność pełnej automatyzacji, ponieważ tysiące mikrozamówień firmowych zaczną masowo generować ustrukturyzowane e-faktury, dodatkowo obciążając infrastrukturę informatyczną w szczytach sprzedażowych.

Automatyzacja procesów i kluczowe wskaźniki KPI

Samo połączenie sklepu z interfejsem KSeF nie jest równoznaczne z automatyzacją pracy. Efektywny system informatyczny musi potrafić samodzielnie sklasyfikować typ transakcji, powiązać zwrócony produkt z pierwotną fakturą i bezbłędnie wyliczyć korektę. Aby ocenić gotowość na szczyt sprzedażowy, sklepy powinny monitorować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Należy do nich przede wszystkim odsetek dokumentów przyjętych przez KSeF za pierwszym razem – czyli takich, które pomyślnie przeszły walidację techniczną Ministerstwa Finansów i nie zostały odrzucone z powodu błędów w danych klienta czy niewłaściwej struktury pliku. Ponadto warto mierzyć czas od fizycznego przyjęcia zwrotu do realizacji refundacji, liczbę zapytań od klientów o status faktury oraz liczbę operacji ręcznych przypadających na jedno zamówienie.

Brak automatyzacji procesów księgowych jeszcze przed wejściem w gorący IV kwartał może stanowić poważne zagrożenie dla płynności operacyjnej sklepów internetowych. Przy dużej skali zamówień ręczne weryfikowanie statusu nabywcy, stawek VAT czy zasad wystawiania dokumentów drastycznie zwiększa ryzyko błędu. Wdrożenie zautomatyzowanych scenariuszy musi nastąpić z wyprzedzeniem. Pozwala to systemom przejąć powtarzalne operacje, zapewniając pracownikom czas i przestrzeń na analizę wyłącznie najbardziej złożonych przypadków.