Impel Business Solutions, firma oferująca outsourcing w zakresie m.in. usług kadrowo-płacowych, do prostych zadań księgowych wdrożyła drugą zmianę. Pracownicy po odbyciu szkoleń pracują pod okiem liderów w godzinach 14-22. Efekt? Optymalizacja procesów, większa wydajność i mniejsza rotacja pracowników. Dziś IBS chce doradzać innym, jak efektywnie wprowadzić drugą zmianę w organizacji. Więcej na ten temat zdradzają: Urszula Graboś, manager procesów transakcyjnych ds. należności w Impel Business Solutions oraz Aleksandra Pietruczuk, dyrektor centrum usług procesowych i księgowości w IBS.
Druga zmiana to korzyści dla całej organizacji
W czasie 12 miesięcy średnio 30 pracowników zatrudnionych na drugiej zmianie w Impel Business Solutions wykonało ponad 423 tys. operacji bankowych, wprowadziło wstępnie ponad 30 tys. faktur i zarchiwizowało ponad 500 metrów dokumentów. A to tylko niewielka część efektów ich pracy. W spółce odnotowano także mniejszą rotację. Z kolei zatrudnieni na drugą zmianę pracownicy w szybkim czasie zdobyli doświadczenie, poznali systemy oraz specyfikę organizacji i stali się tym samym odpowiednimi kandydatami do pracy na stanowiskach dla specjalistów.
Fot. użyczone | Urszula Graboś, manager procesów transakcyjnych ds. należności w Impel Business Solutions.
– Efekty wprowadzenia drugiej zmiany widoczne są w każdym obszarze naszej działalności. Zyskaliśmy przede wszystkim terminowość i większą wydajność, bez konieczności zwiększania powierzchni biurowej (pierwsza i druga zmiana wymienia się miejscami przy biurkach). Mamy teraz możliwość szybszego rozwoju i doskonalenia usług dla klientów. Łatwiej nam także znaleźć dobrych specjalistów. Już siedmiu osobom zaproponowaliśmy przejście na pierwszą zmianę i pracę przy zadaniach bardziej odpowiedzialnych, wymagających wyższych kompetencji. Na początku były to proste czynności, jak np. wstępne wprowadzanie dokumentów, faktur czy delegacji. System działał tak sprawnie, że już po miesiącu zdecydowaliśmy się na rozszerzanie obowiązków o kolejne zagadnienia. Firma ma także sposób na wykrywanie błędów, które mogą pojawić się u mniej doświadczonych pracowników. – zauważa Urszula Graboś, manager procesów transakcyjnych ds. należności w Impel Business Solutions.
Efektywna współpraca ze studentami
Idea drugiej zmiany pojawiła się w Impel Business Solutions po zdefiniowaniu problemu, jakim było wiele jednorodnych zadań z zakresu księgowości, które zabierały czas specjalistom. Każdą z tych czynności można było wykonywać po krótkim przeszkoleniu i bez względu na porę dnia.
– Z dużym powodzeniem współpracowaliśmy wcześniej ze studentami i stażystami, dlatego pojawił się pomysł, aby to właśnie im powierzyć część obowiązków i zaoferować pracę na drugiej zmianie w godzinach 14-22. Dzięki temu mogą oni łączyć zajęcia na uczelni z pracą zarobkowa i zdobywaniem doświadczenia w dużej organizacji. Wszystkie czynności, które wykonują studenci nie są zakończone. Ostateczna akceptacja należy do pracownika z pierwszej zmiany, który koryguje ewentualne pomyłki. Prowadzimy też statystyki, dzięki którym wiemy, gdzie najczęściej dochodzi do błędów. To pozwala nam na stałą optymalizację procesu – mówi Aleksandra Pietruczuk, dyrektor centrum usług procesowych i księgowości w IBS.
Studenci pracują pod okiem liderów – specjalistów z drugiej zmiany. Na starcie przechodzą szereg szkoleń, a na co dzień korzystają z gotowych instrukcji dopasowanych do wyznaczanych zadań.
IBS dzieli się doświadczeniem, jak skutecznie wdrożyć drugą zmianę
Zdobyte doświadczenie pozwala firmie zarówno nieustannie doskonalić proces, jak również dzielić się doświadczeniami z innymi organizacjami. IBS ma zasoby niezbędne do nawiązania współpracy biznesowej z innymi przedsiębiorstwami zainteresowanymi wdrożeniem drugiej zmiany. Dzięki wsparciu doświadczonego partnera, łatwiej uniknąć niepotrzebnych błędów i wprowadzić rozwiązanie w efektywny sposób, dlatego pomoc IBS może okazać się niezwykle cenna.
AnPl
