Krajowy System e-Faktur już działa. Co grozi za niedopasowanie się i co KSeF zmienia w faktoringu?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) przeszedł z etapu przygotowań do realnego obowiązku – system wystartował 1 lutego 2026 r. w formule obowiązkowej dla największych podatników, a kolejne grupy będą dołączane stopniowo. Pierwsze dni pokazały, że KSeF jest projektem procesowym: dotyka nie tylko działu księgowości, ale też sprzedaży, zakupów, IT, obiegu dokumentów i – w przypadku firm korzystających z finansowania faktur – współpracy z faktorem.

Co wiemy po pierwszych dniach działania KSeF?

Duże zainteresowanie logowaniem do usług publicznych w pierwszych dniach po starcie wywołało czasowe utrudnienia w uwierzytelnianiu (m.in. przy użyciu Profilu Zaufanego). W praktyce oznaczało to, że problem nie zawsze leżał po stronie samego KSeF, tylko w „wąskim gardle” logowania do e-usług.

Media i praktycy sygnalizowali również przejściowe braki dostępności niektórych funkcji oraz chwilowe przerwy w dostępie do systemu – co jest typowym ryzykiem startu dużych systemów centralnych. W takich momentach kluczowe staje się korzystanie z procedur awaryjnych (tryb offline) i pilnowanie terminów dosłania faktur do KSeF po przywróceniu dostępności.

Wniosek praktyczny: warto już teraz uporządkować dostęp, uprawnienia i procedury awaryjne – bo w KSeF liczy się nie tylko poprawna faktura, ale też sprawny proces.

Kogo dotyczy KSeF i od kiedy?

Terminy obowiązku wystawiania faktur w KSeF pozostają dwustopniowe: od 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsze firmy zyskały jeszcze więcej czasu na dopasowanie się do zmian. Mikroprzedsiębiorcy z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł brutto mają czas na dostosowanie się do nowych przepisów do 1 stycznia 2027 roku. Jednocześnie otrzymywanie faktur w KSeF jest gotowe już od 1 lutego 2026 r. – nawet jeśli firma będzie wystawiać faktury w KSeF dopiero od kwietnia.

Na czym polega KSeF?

KSeF to centralny system informatyczny stworzony przez Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to standaryzację danych (format), automatyczną archiwizację oraz szybszy dostęp do dokumentów po obu stronach transakcji.

System obsługuje różnorodne dokumenty związane z fakturowaniem, w tym faktury VAT i korygujące czy duplikaty faktur. Ważne, iż system jest do dyspozycji użytkowników przez całą dobę, również w trybie offline. Ministerstwo zapowiedziało stałą możliwość wystawiania faktur z kodem QR w przypadku awarii systemu. Oczywiście z obowiązkiem przesłania dokumentu do KSeF następnego dnia roboczego.

Po co KSeF?

System ma ograniczać błędy i zwiększać transparentność obrotu. Automatyzacja procesów księgowych i administracyjnych pozwoli przedsiębiorstwom oszczędzić czas i koszty operacyjne. Zwiększy również kontrolę nad procesem fakturowania i ograniczy oszustwa podatkowe.

– Wdrożenie KSeF oznacza dla przedsiębiorców wiele korzyści. Przede wszystkim jest to z większenie bezpieczeństwa, gdyż jednolity system identyfikacji faktur wyeliminuje ryzyko pomyłek czy dublowania dokumentów. Kolejną kwestią jest usprawnienie procesów. Jako firma faktoringowa będziemy mieć natychmiastowy dostęp do danych o fakturach, co znacznie przyspieszymy proces weryfikacji i wypłaty zaliczek. Dla przedsiębiorców będzie oznaczało to szybszy dostęp do gotówki i utrzymania płynności finansowej

– komentuje Ewa Gawrońska-Micuń, country manager Bibby Financial Services Polska.

Ewa Gawrońska – Micuń, country manager Bibby Financial Services Polska

Ekspertka zwraca uwagę na jeszcze jeden aspekt.

– Zmiany umożliwią także lepsze doradztwo dla klientów. Mając pełen wgląd w strukturę fakturowania firmy, będziemy mogli oferować bardziej precyzyjne rozwiązania finansowe, dostosowane do specyfiki działalności każdego przedsiębiorcy

– podkreśla Gawrońska-Micuń.

Sankcje i okres przejściowy

Sankcje finansowe za naruszenia związane z KSeF mają wejść w życie od 1 stycznia 2027 r. W zależności od rodzaju uchybienia, kara może sięgnąć do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a gdy na fakturze nie wykazano VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem.

Ustawodawca przewidział też rozwiązania przejściowe – m.in. preferencje dla podmiotów o bardzo niskiej sprzedaży (limit 10 tys. zł miesięcznie) oraz utrzymanie na 2026 r. części wyłączeń, jak paragony z NIP do 450 zł traktowane jako faktury uproszczone (w zakresie wskazanym w przepisach i komunikatach MF).

KSeF a faktoring: co zmienia się w finansowaniu faktur?

Dla firm korzystających z faktoringu KSeF nie jest wyłącznie zmianą „po stronie księgowej”. W praktyce wpływa na to, jak przekazywane są faktury do finansowania, jak identyfikuje się faktora w treści faktury oraz jakie dane stają się elementem procesu – przede wszystkim numer KSeF (KSeF ID).

Poniżej zebraliśmy najważniejsze zasady wynikające z wytycznych, przygotowane we współpracy z Polskim Związkiem Faktorów:

Zweryfikuj status firmy (czy podlegasz obowiązkowi wystawiania faktur od lutego czy od kwietnia) – w praktyce decyduje sprzedaż brutto z 2024 r. Jeżeli nie jesteś objęty obowiązkiem, poinformuj o tym faktora zgodnie z jego procedurą.
Odbieraj faktury w KSeF już teraz: część kontrahentów może wysyłać faktury wyłącznie przez KSeF, nawet jeśli Ty będziesz wystawiać je dopiero od kwietnia.
W faktoringu klasycznym zadbaj o poprawne oznaczenie faktora na fakturze ustrukturyzowanej: w strukturze XML (FA(3)) faktora wskazuje się jako <Podmiot3> w roli „Faktor”, a w Aplikacji Podatnika – jako „Podmiot inny” w roli „Faktor” (zgodnie z konfiguracją narzędzia).
Umieść na fakturze informację o cesji wierzytelności w miejscu uzgodnionym z faktorem (np. w polu <Dodatkowy Opis> lub w stopce) i wskazuj wyłącznie rachunek bankowy faktora.
W procesie zgłaszania faktur do finansowania przekazuj faktorowi numer KSeF (KSeF ID) dla faktur i korekt. To będzie podstawowy identyfikator dokumentu w nowym obiegu.
W faktoringu odwrotnym zadbaj o przekazywanie numerów KSeF (KSeF ID) faktur otrzymanych od dostawców objętych obowiązkiem KSeF.
Przećwicz scenariusz awaryjny (tryb offline) i procedurę dosyłania faktur do KSeF po ustaniu niedostępności, aby nie narazić się na ryzyka compliance.

W praktyce KSeF ma ograniczyć „szare strefy” w obiegu dokumentów: jeżeli faktura ma swój jednoznaczny identyfikator w systemie, łatwiej jest weryfikować jej autentyczność i status, co sprzyja automatyzacji decyzji kredytowych i skraca czas od wystawienia faktury do uruchomienia finansowania. Warunkiem jest jednak uporządkowanie uprawnień, poprawne dane na fakturze oraz spójny proces przekazywania KSeF ID między firmą a faktorem.

O Bibby Financial Services Bibby Financial Services jest spółką faktoringową, częścią Bibby Line Group – niezależnej brytyjskiej grupy firm. Bibby Financial Services od 40 lat dostarcza przedsiębiorcom różne narzędzia finansowe, wspierające stabilne funkcjonowanie i rozwój. W Polsce firma funkcjonuje od 2002 roku. Pracuje w trzech oddziałach w Warszawie, Poznaniu i Katowicach, które swoim zasięgiem obejmują cały kraj. Firma jest niezależna od banków. Należy do Polskiego Związku Faktorów oraz największego międzynarodowego zrzeszenia faktorów International Factors Group. Więcej na www.bibbyfinancialservices.pl.