Od 1 lipca 2024 r. polscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur. Dla wielu firm wiązać się to będzie z poważnymi zmianami w procesie płatności, a niedopełnienie obowiązków może wiązać się z otrzymaniem kary finansowej. Przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej co prawda zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w fakturowaniu, jednak całkowicie go nie wyklucza. Na co zwracać uwagę, żeby spełnić wymogi KSeF i uniknąć niespodziewanych sankcji?

W najnowszym projekcie ustawy o KSeF z marca 2023 roku Ministerstwo Finansów zachowało większość zapisów o obowiązkach i karach finansowych, które znajdowały się w poprzedniej wersji. Wprowadzono jednak kilka znaczących zmian, m.in. zniesiono minimalną kwotę mandatu skarbowego. Przesunięto również datę wejścia w życie systemu kar z 1 lipca 2024 roku na 1 stycznia 2025. Dla firm oznacza to, że będą miały 6 miesięcy więcej na finalizowanie potrzebnych zmian, bez zagrożenia sankcjami. A te, w niektórych przypadkach, będą mogły być niższe niż pierwotnie zakładano. Poniżej znajduje się podsumowanie i porównanie zmian w projekcie pod kątem sankcji.

Co znajduje się w projekcie z marca 2023

Art. 106ni. 1. Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi określonemu w:

1) art. 106ga ust. 1 – nie wystawił faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

2) art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1 – wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,

3) art. 106nf ust. 6 lub art. 106nh ust. 2 – nie przesłał w terminie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur

– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną wynoszącą do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną wynoszącą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

2. Wpływy z kary pieniężnej stanowią dochód budżetu państwa. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Będzie obowiązywać od 01.01.2025

Co było w projekcie z grudnia 2022

Art. 106nh. 1. Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi określonemu w:

1) art. 106ga ust. 1 – nie wystawił faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

2) art. 106nf ust. 1 – w okresie awarii Krajowego Systemu e-Faktur wystawił fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem,

3) art. 106nf ust. 2 – nie przesłał w terminie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur

– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.

2. Kara pieniężna wynosi nie mniej niż 1000 zł, a w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3– nie mniej niż 500 zł.

3. Wpływy z kary pieniężnej stanowią dochód budżetu państwa. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Miało obowiązywać od 01.07.2024

KSeF to również obowiązki

W nowym systemie przedsiębiorca nie tylko będzie mógł wystawić fakturę, nadać jej numer czy przesyłać innym podmiotom. Dokument będzie najpierw dostarczany do KSeF, gdzie zostanie sprawdzony. System zweryfikuje poprawność faktur, datę i godzinę ich wystawienia, a w razie pojawienia się błędów w strukturze logicznej faktury – poinformuje o odrzuceniu danej faktury. Wytyczne co do tego, w jaki sposób dokumenty powinny być dostarczane do systemu, są jasno określone. Skutkuje to nałożeniem na podatników obowiązków, którym uchybienie będzie skutkowało konsekwencjami finansowymi w postaci mandatu. Firmy będą musiały przygotować dokument w formacie xml zgodnym ze wzorem dostarczonym przez Ministerstwo Finansów, dostosować się do nowych norm prawnych czy przystosować swój system rozliczeniowy do integracji z KSeF.

Jak zabezpieczyć się przed karą?

— Jednym z rozwiązań ułatwiającym pracę w nowym systemie, zwłaszcza w przypadku dużych firm, które obracają setkami dokumentów, będzie skorzystanie z profesjonalnych rozwiązań IT do automatyzacji fakturowania. Nie tylko ułatwiają one ten proces, ale też dodatkowo ograniczają do minimum ryzyko popełnienia błędu. Niezależnie od wybranego sposobu działania pracownicy będą mieli nadal duży wpływ na dopełnienie obowiązków podatkowych. Pilnowanie terminów płatności czy danych w dokumentach w dużej mierze zależeć będzie od nich. Warto więc odpowiednio ich przygotować np. zapewniając szkolenia wdrażające w nowy system.- wskazuje Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText.

Jednym z podstawowych obowiązków płatnika jest dostarczenie faktur do KSeF w wyznaczonym terminie. Nawet jeśli firma korzysta z zewnętrznego systemu IT, ale nie prześle do niego dokumentów w odpowiednim czasie, nie trafią one również na czas do Krajowego Systemu e-Faktur. To może skutkować nałożeniem kary finansowej za przekroczenie terminu.

Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe, więc żadna faktura nie będzie mogła być wystawiona poza tym systemem. Za takie działanie również będzie groził mandat od naczelnika urzędu skarbowego Wyjątkiem będą dwie sytuacje – awaria KSeF lub systemu podatnika. W tych przypadkach firmy mogą wystawić dokument w inny sposób, ale po naprawieniu systemu taka faktura musi i tak zostać przekazana do KSeF (7 dni roboczych na dosłanie przy usterce KSeF, 1 dzień roboczy jeśli jest to problem wewnętrzny).

Firmy muszą również dbać o odpowiedni format przesyłanego pliku. W tym przypadku można zabezpieczyć się poprzez zastosowanie odpowiedniego rozwiązania IT, które będzie procesowało faktury zgodnie z udostępnionym wzorem KSeF. W przypadku, kiedy podatnik wystawi dokument poza swoim rozwiązaniem IT lub nie wprowadzi do niego danych, wygenerowane pliki mogą być niezgodnie z wytycznymi, co również naraża firmę na sankcje

MaJa