Outsourcing zadań w firmie czyli korzystanie ze wsparcia zewnętrznych podmiotów i przekazywanie im do realizacji pewnych obowiązków, projektów czy procesów zyskuje na popularności. Najczęściej dotyczy on czynności księgowych, HR-owych, a także logistyki czy dystrybucji. Zwolenników w ostatnim czasie zyskuje także outsourcing druku. Odpowiedni dobór rozwiązań w tym zakresie może przynieść wiele korzyści.

Outsourcing druku należy rozumieć jako proces realizacji usług wydruku poprzez utrzymanie ciągłości pracy urządzeń oraz cykliczne dostawy materiałów eksploatacyjnych. Realizowany jest on przez wyspecjalizowany podmiot zewnętrzny. Warto zaznaczyć, iż jest to rozwiązanie popularne nie tylko w dużych firmach, ale także coraz chętniej wykorzystywane w mniejszych organizacjach.

Przekazanie realizacji usług związanych w wydrukiem wyspecjalizowanemu partnerowi biznesowemu niesie za sobą szereg korzyści. Przede wszystkim generuje oszczędności uzyskiwane poprzez optymalizację kosztów. Ma to bezpośredni związek ze wsparciem, które integratorom rozwiązań IT świadczą producenci sprzętu i materiałów eksploatacyjnych. Pozwala ono zdecydowanie obniżyć TCO czyli całkowity koszt użytkowania i utrzymania, a tym samym cenę dla klienta końcowego. Część oszczędności wynika także ze sposobu zarządzania drukiem w organizacji. Ustalenie polityki wydruków pozwala wykluczyć niepożądane zwiększenie kosztów na przykład poprzez wyeliminowanie bezwiednego drukowania dokumentów czarno-białych w trybie kolorowym.

Bardzo istotnym aspektem outsourcingu druku jest możliwość zwiększenia bezpieczeństwa informacji drukowanych. Istnieje bowiem opcja wydruku poufnego, która skutecznie zapobiega dostaniu się wydruków w niepowołane ręce, a co za tym idzie wypływowi informacji wrażliwych poza firmę. W tym przypadku dokument drukowany jest dopiero po pomyślnej autoryzacji użytkownika, dokonanej bezpośrednio przy urządzeniu drukującym.

Optymalizacja związana jest z właściwym dopasowaniem urządzeń, ich prawidłowym działaniem oraz dodatkowymi funkcjonalnościami, co ma z kolei wpływ na zwiększenie komfortu pracy. Wydajne urządzenia drukujące, dostosowane do obsługi zróżnicowanych pod względem liczby użytkowników grup roboczych, skracają czas oczekiwania na wydruki, umożliwiają przesyłanie skanowanych dokumentów bezpośrednio do stacji roboczej użytkownika, na wskazany adres e-mail lub do lokalizacji sieciowej przeznaczonej do przechowywania zeskanowanych dokumentów. Idealnym uzupełnieniem usługi świadczonej na rzecz nowoczesnej i dynamicznie rozwijającej się organizacji jest usługa wydruku podążającego. Umożliwia ona odebranie wydruku na dowolnym urządzeniu pracującym w ramach środowiska druku po autoryzacji użytkownika. Jest to opcja, na którą decyduje się coraz więcej firm.

Niezaprzeczalną zaletą korzystania z usługi outsourcingu druku jest także brak konieczności zarządzania logistyką materiałów eksploatacyjnych i ich stanem magazynowym. Dostawy materiałów czy naprawy i konserwacje urządzeń przebiegają bez udziału pracowników firmy. Urządzenia objęte są systemem monitoringu środowiska druku, dlatego zewnętrzny partner od razu wychwyci konieczność ingerencji i naprawienia szkód lub uzupełnienia braków. Odciążenie działu IT może z kolei przełożyć się na zintensyfikowanie działań zespołu w innych obszarach.

Reasumując, profesjonalne wdrożenie usługi outsourcingu druku w organizacji, poprzedzone szczegółowym audytem środowiska oraz analizą procesów zachodzących w jej ramach, może zaowocować oszczędnościami sięgającymi nawet 40% w skali roku. Należy jednak pamiętać, iż kluczem do sukcesu jest partnerska relacja łącząca usługobiorcę z dostawcą usług outsourcingowych. Tylko to zagwarantuje obustronne korzyści i zadowolenie – zarówno pracowników, jak i zarządu.

Autorem komentarza jest Marcin Babiak, Prezes Zarządu Komputronik Biznes Sp. z o.o.