Jak nawiązywać silne relacje w zespołach rozproszonych?

A+V robi przegląd systemów do wideokonferencji. Globalizacja biznesu, pandemia i galopujący postęp technologiczny przyczyniły się do znaczących zmian we wszystkich sferach naszego życia. Dziś, praca nie jest już postrzegana przez pryzmat miejsca, z którego ją wykonujemy. Na znaczeniu zyskuje natomiast naturalna komunikacja i elastyczność. Firmy przystosowują się do nowych realiów biznesowych a także do, odmiennych niż jeszcze dekadę temu, oczekiwań pracowników. Ci chcą pracować w dogodnym dla nich trybie, a jednocześnie czuć przynależność do zespołu i dostęp do głosu.

W artykule:

przyglądamy się najważniejszym korzyściom, które płyną z wykorzystywania rozwiązań do wideokonferencji online,
sprawdzamy, jak wygodne systemy wideokonferencje wpływają na pracę zespołów,
porównujemy rozwiązania ONLINE z BYOD (Bring Your Own Device),
podpowiadamy, na co należy zwrócić uwagę przy wyborze systemów do wideokonferencji

Praca definiowana w oderwaniu od miejsca pobytu – najważniejsze wyzwania

Na przestrzeni kilku ostatnich lat zaobserwowaliśmy znaczący spadek w zakresie powstawania nowych przestrzeni biurowych, wzrost znaczenia poprawy jakości miejsc pracy i rosnący popyt na inteligentne rozwiązania biurowe. Coraz częściej dołączamy do spotkań online, a spotkania w formie hybrydowej są zdecydowanie bardziej popularne niż te, w których wszyscy uczestniczą fizycznie. Dlatego tak ważne jest, aby doświadczenia komunikacyjne były takie same dla wszystkich – bez względu na miejsce ich pobytu. Równolegle, pracodawcy zarządzający zespołami rozproszonymi, powinni dążyć do ułatwienia udziału w spotkaniach hybrydowych osobom przebywającym w firmie. Aby sprostać tym wyzwaniom, musimy zdefiniować produktywność szerzej, uwzględniając współpracę, naukę, zarządzanie i dobrostan pracowników. Rozwiązania do wideokonferencji online są krokiem w stronę realizacji tych celów, nie tylko przyczyniając się do oszczędności finansowych, ale także poprawiając absolutnie kluczowe dziś aspekty, jakimi są inkluzywność czy naturalna komunikacja.

Intuicyjna obsługa: dołącz do spotkania jednym kliknięciem

W naszej ofercie definiujemy rozwiązania online jako rozszerzenie BOYD (Bring Your Own Device) o urządzenie z oprogramowaniem wideo konferencyjnym, wyposażone w panel dotykowy znajdujący się na stałe w sali konferencyjnej. Takie zestawienie umożliwia użytkownikom dołączanie do wideo spotkania bez konieczności posiadania własnego komputera. W rzeczywistości okazuje się to bardzo praktyczne i przydatne: na spotkaniu nie jest nam potrzebny nasz laptop, nie musimy go zabierać ze stanowiska naszej pracy, nie potrzebujemy go też do wyświetlania danych. Jeśli nawet zdecydujemy się na zabranie laptopa na spotkanie, to możemy na nim robić notatki czy wykonywać nasze obowiązki. Do uruchomienia systemu potrzebna jest jednorazowa konfiguracja. W tej kwestii najlepiej zaufać doświadczonego intergratorowi AV, który nie tylko uruchomi całość systemu, ale także przeszkoli nas z jego obsługi, Raz skonfigurowane rozwiązanie, oferuje użytkownikom szybką i intuicyjną obsługę. Tak naprawdę, spotkania uruchamiamy jednym kliknięciem.

Szybsze spotkania i większe oszczędności

Rozwiązania online, takie jak pakiety wideokonferencyjne z licencją Microsoft Teams Rooms, Google czy Zoom, pozwalają na znaczące oszczędności. Czas, który pracownicy poświęcają na podłączanie własnego komputera, wybór kamery i mikrofonu do spotkania, angażowanie specjalistów z IT w usuwanie usterek, czy opóźnienia w dołączaniu do spotkań – wszystko to ma swoje odzwierciedlenie w dodatkowych kosztach. W przeliczeniu na rok, suma może okazać się naprawdę niepokojąca, a czas pracowników, który powinien być przeznaczany na wykonanie ich obowiązków, jest marnowany na “walkę z technologią”. Tymczasem systemy online umożliwiają natychmiastowe i bezproblemowe uruchamianie spotkań. Oszczędzamy więc nie tylko cenny czas i pieniądze, ale także ograniczamy stresowe sytuacje. Co ważne, systemy wideokonferencyjne online i systemy rezerwacji sal funkcjonują w tym samym środowisku, dzięki czemu zaraz po utworzeniu spotkania w kalendarzu mamy do niego link i zyskujemy możliwość zarezerwowania sali.

Wsparcie dla pracy hybrydowej i zdalnej

Według najnowszych badań, już ponad 70% pracowników oczekuje możliwości pracy zdalnej. Kandydaci wskazują ten element jako jedno z decydujących kryteriów przy wyborze miejsca pracy. Rozwiązania online idealnie wpisują się w ten trend, umożliwiając płynną komunikację niezależnie od miejsca, w którym znajduje się pracownik. Systemy takie jak Microsoft Teams Rooms, Google Meet czy Zoom sprzyjają integracji i naturalnej współpracy na odległość. Sprawna komunikacja zmniejsza dystans między zespołem pracującym w trybie rozproszonym, a także pozwala na swobodny udział w dyskusji, jasne wyrażanie swojego stanowiska oraz poczucie, że niezależnie od miejsca pobytu, pracownik jest ważny dla organizacji. Firmy chcące wychodzić naprzeciw potrzebom pracowników, powinny wykorzystywać rozwiązania technologiczne do zapewniania użytkownikom takich samych doświadczeń, niezależnie od preferowanej przez nich formy pracy. Ponadto, rozwiązania online eliminują bariery technologiczne, umożliwiając wszystkim pracownikom, niezależnie od posiadanego przez nich sprzętu, efektywną pracę i komunikację. Inkluzywność jest dziś niezwykle istotna, nie tylko z punktu widzenia organizacji, ale także z perspektywy pracowników. W całej firmie korzystamy z takich samych paneli sterowania i mamy jednakowy sposób dołączania do spotkań – niezależnie od rodzaju sali czy lokalizacji. Dzięki temu wszyscy pracujemy w takim samym środowisku.

Dostęp do szerokiej gamy funkcjonalności

Rozwiązania do wideokonferencji online dają nam dostęp do szeregu ciekawych opcji, nawet jeśli nie posiadamy na miejscu systemu, który by na nie pozwalał. Mowa tu o przede wszystkim o funkcjach oferowanych przez sztuczną inteligencję. Algorytm może wprowadzić automatyczne kadrowanie osób, przebywających na spotkaniu, także wtedy, gdy nasza kamera nie umożliwia tej funkcji. Dzięki AI w systemie online możemy też liczyć na poprawę jakości obrazu i dźwięku w sali, zyskujemy możliwość uruchomienia systemu na dwóch monitorach w sali czy dostęp do różnego układu okien, które będą uwzględniać liczbę uczestników oraz specyfikę danego spotkania. Możliwość korzystania z wymienionych funkcjonalności jest standardem w trybie online, jednak w przypadku BOYD jest ograniczona. Dzięki dodatkowym opcjom związanym ze sterowaniem możemy też czuwać nad prawidłowym funkcjonowaniem infrastruktury AV, zbierać dane odnośnie tego, jak używane są sale i cały system AV. Mamy również dostęp do statystyk, które informują nas o jakości połączeń, ich długości, czy nawet liczbie uczestników. Dzięki temu możemy wyciągać stosowne wnioski, a na ich podstawie jeszcze lepiej planować zagospodarowanie przestrzeni biurowej.