Skalowanie biznesu to marzenie wielu przedsiębiorców, lecz nie każdy wie, jak przekształcić je w rzeczywistość. W obliczu dynamicznie zmieniającego się rynku i rosnącej konkurencji, zrozumienie kluczowych aspektów skutecznego rozwoju firmy staje się kluczowe.
Nasza ekspertka to nie tylko wizjonerka, ale także praktyczka, która z powodzeniem przekształciła swoje idee w prężnie działające przedsięwzięcia. Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak niektóre firmy osiągają spektakularny wzrost, podczas gdy inne borykają się z trudnościami? Czy istnieje uniwersalny przepis na skalowanie biznesu, który może zadziałać dla każdego? Jak uniknąć pułapek, które mogą zahamować rozwój?
Te i inne pytania będziemy eksplorować w naszej rozmowie, mając nadzieję na odkrycie sekretów, które mogą zainspirować i poprowadzić Was w kierunku waszych własnych sukcesów. Przygotujcie się na głęboką i pełną wglądów dyskusję, która może odmienić sposób, w jaki patrzycie na rozwój swojego biznesu.
Jak zdefiniowałabyś pojęcie „skalowanie biznesu”? Czym dokładnie jest dla Ciebie ten proces?
Skalowanie biznesu, to zwiększenie zdolności operacyjnych firmy, aby mogła obsługiwać większą liczbę klientów oraz generować większe zyski bez znacznego zwiększenia kosztów operacyjnych. Osobiście sklauję biznesy usługowe i dla mnie jest to, optymalizowanie procesów głównie w dziale obsługi klientów, marketingu i sprzedaży poprzez optymalizację procesów oraz wdrażanie automatyzacji, które skracają czas pracy zespołu oraz wyręczają go z powtarzalnych czynności, dzięki temu mój zespół może skupić się na bardziej kreatywnych zdaniach oraz sprzedaży.
Jakie są najczęstsze wyzwania, z którymi przedsiębiorcy muszą się zmierzyć, gdy starają się skalować swoje firmy?
Z doświadczenia wiem, że najtrudniej przedsiębiorcom jest dopuścić myśli, że ich procesy nie są dobrze zoptymalizowane, bo przecież tak działają już od lat, więc po co coś zmieniać. Jak już przedsiębiorca mentalnie dopuści do siebie myśl, że faktycznie warto spojrzeć na procesy świeżym okiem i otwartym umysłem, to kolejny problem polega na tym, że nie mają świadomości, jakie możliwości dają automatyzacje i co można zautomatyzować, często nie wiedzą od czego zacząć, a prawda jest taka, że zanim zaczniemy coś automatyzowac, to musimy zrobić porządki z danymi, procesami itp.
Czy możesz podzielić się przykładem udanego procesu skalowania biznesu? Co było kluczowe w osiągnięciu tego sukcesu?
Może przytoczę swój własny przykład z jednej z moich firm. Ogólnopolski Konkurs Przedmiotowy, który moja firma organizuje w szkołach podstawowych w całej Polsce kilka lat temu miał poważny problem związany z ograniczeniami technologicznymi, które uniemożliwiły nam skalowanie tego biznesu. Udział w konkursie w tamtym czasie brało ponad 25 tysięcy uczniów, konkurs odbywał się w 3 dni, a wszystkie arkusze testowe były sprawdzane w naszej firmie, na koniec wysyłaliśmy wyniki oraz nadawaliśmy przesyłki z dyplomami dla uczestników. Problem polegał na tym, że mieliśmy tylko 2 miesiące na sprawdzenie testów i wysłanie wyników. Każde opóźnienie wiązało się z utratą klientów na kolejne sesje konkursu. Sam proces sprawdzania nie był w tamtym czasie zautomatyzowany, wszystkie testy były sprawdzane ręcznie przez weryfikatorów, a następnie ręcznie przepisywane dane uczniów oraz ich wyniki. W tamtym czasie, aby wyrobić się w terminie testy sprawdzało 7 weryfikatorów po 8-10 godzin dziennie. Po opracowaniu oprogramowania oraz kliku automatyzacji dwa razy większe sesje sprawdzają dwie osoby, a testy są tylko akceptowane przez weryfikatorów po wstępnym sprawdzeniu testów przez program.
Dzięki znacznemu skróceniu procesu sprawdzania, firma mogła wprowadzać kolejne konkursy przedmiotowe i rozszerzyć swoje działania oraz obsłużyć znacznie większą liczbę uczestników oraz obniżyć koszty operacyjne związane z obsługą klienta.
Jakie są najważniejsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy planowaniu skalowania biznesu?
Zacznę od tego, że nie ma uniwersalnego modelu skalowania biznesu, z prostego powodu, każdy biznes działa na określonym rynku, ma określone zasoby i zdolności operacyjne, oraz inne potrzeby optymalizacji procesów, ale oczywiście jest kilka płaszczyzn na które trzeba zwrócić uwagę.
- Rynek i jego zapotrzebowanie na daną usługę, czy produkt.
- Analiza konkurencji również w celu znalezienia wyróżników dla naszej marki/usług
- Model biznesowy, niestety nie każda firma ma możliwości na duże skalowanie, ale na optymalizację i automatyzację w zasadzie każda.
- Plan optymalizacji kosztów operacyjnych
- Zespół i jego kompetencje.
- Budżet związany ze skalowaniem (marketing, sprzedaż)
- Automatyzacje i programy niezbędne do skalowania biznesu
- Optymalizacja procesów w działach firmy
- Odpowiednie wdrożenie i zaangażowanie pracowników w proces
- Analiza wyników i podjętych działań.
Czy istnieją określone strategie lub metody, które zalecałabyś przedsiębiorcom, którzy chcą rozwijać swoje firmy?
Rozwijanie firmy jest bardziej złożone niż zalanie wrzątkiem zupka instant. Nie ma konkretnych i uniwersalnych metod, które na 100% sprawdzą się jeden do jednego u każdego przedsiębiorcy. Mana to wpływ wiele czynników, jak nisza, branża, zdolności operacyjne, czy nawet zasoby finansowe i ludzkie.
Ja zawsze zaczynam od podstaw, nawet jak firma działa na rynku już od wielu lat. Co mam na myśli od podstaw? Czyli od poznania dosłownie każdego procesu i mechanizmu działającego w danej firmie, czy w danym dziale. Rozmowa z osobami, które pracują i wykonują określone obowiązki pozwalają wytypować co można zoptymalizować, a co można skalować. Analiza wyników sprzedażowych poszczególnych usług pozwala przeanalizować co w pierwszej kolejności warto skalować.
Jakie narzędzia lub technologie są najbardziej przydatne dla firm, które chcą skalować swoje operacje?
Obecnie na rynku mamy bardzo szeroki wybór narzędzi i programów, które wspierają skalowanie biznesu, oczywiście ich dobór zależy od profilu działalności. Takim niezbędnym minimum na start dla każdej firmy, która chce zacząć się skalować są programy i automatyzacje, takie jak: systemy do zarządzania projektami, platformy chmurowe, narzędzia do analizy danych, CRM sprzedażowy, narzędzia do komunikacji i współpracy, automatyzacje windykacyjne oraz automatyzacje związane z wystawiam FV.
Jakie są typowe błędy popełniane przez firmy podczas próby skalowania? Jak można ich uniknąć?
Najczęstszy błąd to zdecydowanie brak wypracowanych i opracowanych procesów operacyjnych firmy, które w trakcie skalowania potrafią doprowadzić do paraliżu całego działu lub firmy. Zawsze rekomenduję, aby zacząć od opracowania standardów procesów dla poszczególnych działań i zadań realizowanych przez członków zespołu. Nie ukrywam, że wprowadzenie zewnętrznej osoby do pomocy w opracowaniu takich procesów jest bardzo pomocne. Kolejnym błędem jest zaniedbanie w zakresie rozwoju kompetencji zespołu, który uczestniczy w skalowaniu biznesu. Brak procedur związanych z odpowiednim wdrożeniem nowych członków zespołu na poszczególnych stanowiskach. Nieefektywna komunikacja wewnątrz organizacji oraz zły system przekazywania informacji od klientów może doprowadzić do wielu nieporozumień i opóźnień. Warto jest zadbać o wprowadzenie jednego kanału komunikacji, regularne spotkania zespołu oraz przejrzystą komunikację i jasne przekazywanie celów, wytycznych oraz strategii.
Jak ważna jest kultura organizacyjna podczas procesu skalowania biznesu? Jak można ją utrzymać lub dostosować w miarę rozwoju firmy?
Kultura organizacyjna jest bardzo ważna podczas skalowania biznesu, ponieważ motywuje pracowników, wpływa na pozytywne podejście do zmian. Pracownicy, którzy identyfikują się z wartościami firmy, są bardziej skłonni do wspierania procesu wdrażania zmian.
Aby utrzymać kulturę organizacyjną i dostosować w miarę rozwoju firmy, ważna jest regularna komunikacja i zaangażowanie pracowników w tym liderów, inwestowanie w rozwój pracowników, zachowanie i tworzenie nowych tradycji oraz regularne przeglądy i adaptacja kultury do zmieniających się warunków w firmie.
Czy widzisz jakieś różnice między podejściem kobiet a mężczyzn do skalowania biznesu? Jakie są ewentualne korzyści płynące z różnorodności w tym procesie
Jestem w biznesie od 2008 roku i spotkałam na swojej drodze wiele przedsiębiorczych kobiet oraz wielu mężczyzn prowadzących biznesy. Myślę, że nie można określić tego jednoznacznie, ponieważ wpływ na rozwój biznesu nie jest definiowany przez płeć przedsiębiorcy tylko szereg kompetencji, otwartości umysłu, odwagi, sumienności oraz otoczenia przedsiębiorcy. Mówi się, że kobiety kładą większy nacisk na budowanie relacji, współpracy i długoterminowe planowanie, natomiast mężczyźni skupiają się na szybkim wzroście i podejmowaniu ryzyka. Jestem przykładem przedsiębiorczej kobiety, która prowadzi biznes zgodnie z cechami przypisywanymi mężczyznom 🙂
Różnorodność może przynieść dużo dobrego dla procesu skalowania biznesu, głównymi korzyściami są: szersza perspektywa, czy lepsze podejmowanie decyzji.
Co sądzisz o znaczeniu budowania relacji biznesowych i partnerstw podczas skalowania biznesu? Jakie są najważniejsze aspekty tego aspektu?
Budowanie relacji biznesowych lub partnerstw w oparciu o zaufanie jest wspierające dla skalowania biznesu, ale warto zwrócić uwagę na to czy nasz parter uzupełnia nasze zasoby, podziela nasze cele i plany długoterminowe. Od samego początku warto zadbać o otwartą i systematyczną komunikację.
Olga Wilczyńska – Ekspertka ds sprzedaży, automatyzacji i rozwoju firm
Posiada szeroką wiedzę i doświadczenie biznesowe, specjalizuje się w zrozumieniu mechanizmów oraz w tworzeniu realistycznych planów sprzedażowych. Pomaga innym budować działy sprzedaży, tworzyć strategie sprzedażowe i automatyzować procesy. Jej doświadczenie obejmuje także tworzenie treści sprzedażowych i marketingowych, oraz kształtowanie lejków sprzedażowych dla różnorodnych produktów i usług.
Dzięki zdolnościom w budowaniu zespołów i procesów, przyczyniła się do sukcesu kilkudziesięciu firm z branży EDU oraz IT. Jej osiągnięcia obejmują także tworzenie programów do zarządzania oraz raportowania. Regularnie prowadzi szkolenia i warsztaty tematyczne. Jako prelegentka i współautorka publikacji z zakresu rozwoju biznesu, dzieli się swoją wiedzą na różnego rodzaju wydarzeniach branżowych, inspirując innych do osiągania sukcesu. Jej umiejętności oraz zaangażowanie w rozwój przedsiębiorczości sprawiają, że jest poszukiwanym ekspertem w dziedzinie biznesu online. Jest także współautorką książki „Zarabiaj więcej.”, oraz wydawcą magazynu „Lider Branży”.
kontakt@olgawilczynska.pl
Instagram: https://www.instagram.com/olga_wilczynska_
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/olga-wilczy%C5%84ska-702a0615a/
